2011. december 12. 09:47 Írta: Pécsi Ferenc (pollner)
Mi áll a háttérben, ha egy ismert informatikai szolgáltató bejelenti, hogy betiltja a belső emailezést? Érzésünk szerint Leginkább egy ügyes PR-akció.
Néhány hete
ismertettem itt egy
írást arról, milyen gondjaink is adódnak abból, hogy gyakran olyan feladatokat szeretnénk megoldani emaillel, amikre az nem való. Bár meggyőződésem, hogy ezek evidens dolgok, azt gondoltam, hasznos ezt így egyben, összefoglalva olvasni. Tévedtem. A hozzászólások száma és az indulatok hőfoka alapján erős sejtésem, hogy mifelénk még sokan nagyon erősen kötődnek az "egyetlen üdvözítő" online kommunikációs eszközhöz/formához.
Az elmúlt hetekben óriási sajtót kapott a francia
Atos cég, ahol a Thierry Breton vezérigazgató módszeresen felszámolja a belső emailezést. Nagyjából csak a céges emailek 10 százaléka tartalmaz a munkához kapcsolódó, érdemi információkat, ugyanakkor minden beérkező email nagyjából egy percre
kizökkent az éppen végzett munkából. (Mellesleg a céges emailek a munkahelyen kívül is egyre nagyobb terhelést jelentenek: egyre többen vannak, akik munkaidőn kívül is állandóan kényszeresen
ellenőrzik "benti" levelezésüket.)
Az Atos persze nem egy olyan cég, ahol csak úgy át lehet kiabálni az egyik asztaltól a másikig. Európa legnagyobb IT szolgáltatója 42 országban összesen 70.000 embert foglalkoztat. A cégen belüli kommunikációt ezután a személyes megbeszélések mellett valamilyen, közelebbről nem részletezett belső közösségi hálózat segítségével oldják meg.
Az Atos növekedése, vagy valamilyen belső közösségi hálózat bevezetése persze nem olyan hír, amire ugrana a világsajtó. Az viszont, hogy "Thierry Breton kitiltotta az Atostól az emailt" már sokkal jobban hangzik. Ez volt az az ostya, aminek segítségével a CNN.com-tól a Forbes.com-on át a WSJ.com-ig sikerült mindenhol eladni az Atos sajtóközleményét. Ügyes!
(A módszer sajnos nem univerzális. A torontói Klick digitális marketingügynökség szintén bejelentette, hogy kiiktatják a belső emaileket, de erre a hírre már nem sikerült mozgósítani a világsajtót.)
Egyébként a tízen- és huszonévesek kommunikációs gyakorlatát figyelve úgy látom, hamarosan nem lesz szükség belső emailezés tervezett leépítésére, hiszen leépül az magától is. Számukra az email már elviselhetetlenül lassú és bonyolult. A "normális" kommunikációs eszköz a Facebook, ott is a teljesen nyilvános üzenőfal, illetve a chat.
Én ugyan a vállalati, belső közösségi hálózatok lelkes híve és
aktív terjesztője vagyok, mégis károsnak tartom az erőszakos, radikális megoldásokat. Ahogy az email bevezetése sem járt együtt az asztali telefonok azonnali leszerelésével, a belső kommunikáció sem terelhető át száz százalékban, az egyik pillanatról a másikra egy új platformra. A reális cél inkább az lehet, hogy a minden olyan tevékenység (közös munka, dokumentummegosztás, csoportmunka stb.) kerüljön át a belső platformra, ami ott egyszerűbben, átláthatóbban, gyorsabban elvégezhető, mint a nem erre kitalált email segítségével.
@Somfalvi Balázs:
″A dokumentumhoz kötött kommunikáció a hatékony belső információáramlás kulcsa. Ennek optimális és ésszerű kihasználása a munkatársakon és vállalati kultúrán múlik.″
Én ezt így olvasom, és szinte bármire igaz: A megfelelő kommunikáció a hatékony belső információáramlás kulcsa. Ennek megfelelő kihasználása a munkatársakon és vállalati kultúrán múlik.
Nem vitázom az eredeti kijelentéssel, mert elhiszem, hogy erre tartunk, de szerintem eljön az idő, amikor ezen is túl leszünk. A következő időszak úgy fog kezdődni, hogy valaki létrehoz egy üres dokumentumot, csak azért, hogy legyen hol chatelni, és könnyen visszakereshesse, aztán elmenthesse egy újabb dokumentumba az egészet, amihez aztán hozzászólhatnak mások, és így tovább. Aztán jön valaki egy újabb modellel, amit felkapunk, aztán meghaladunk. :)
Illetve már eleve rémálom ami egyes cégeknél az irányelvek, ilyen-olyan dokumentumok körül zajlik, és ezen ezek a rendszerek is csak rövid ideig segítenek. Az ember alapvetően rendetlen.
Az email veszélyeiről és hatékonyságának korlátairól már korábban is határozott véleménnyel voltam! (Alább olvasható.)
Az üzenőfal és chat panel is lehet épp oly zavaró és cseppet sem hatékony. A dokumentumhoz kötött kommunikáció a hatékony belső információáramlás kulcsa. Ennek optimális és ésszerű kihasználása a munkatársakon és vállalati kultúrán múlik. A kompetens személyek véleményt fűzhetnek az adott anyaghoz, vagy iránymutatás adhatnak a további szükséges változtatásokkal, feladatokkal kapcsolatban. Összességében helyén kell kezelni a dolgokat és megérteni, hogy a munkát érintő kommunikációs csatornák nem chat-elésre, ebédrendelésre vagy szórakoztató videók továbbküldésére szolgálnak.
A korábban kifejtett szakértői vélemény: Probléma és megoldás
Az e-mailküldés borzasztóan komoly veszélyeket hordoz magában, emellett pedig már sok tekintetben elavult és veszélyes kommunikációs formának minősül a jelenlegi technológiai környezetben. Egy private cloud technológiát alkalmazó rendszerben az e-mail használat 90 százalékban feleslegessé válik, hiszen minden kommunikáció a rendszerben, dokumentumokhoz kötötten, titkosítva történik. Az illegális adatszivárgás és adathalász törekvések ellen tökéletes biztonságot jelent a kifinomult jogosultságkezelő, valamint a speciális authentikációs és log-rendszerek alkalmazása, ami garantálja, hogy bizalmas adatainkhoz kizárólag az arra jogosult személyek férhetnek hozzá.
Az e-mail technológiát messze felülmúlja az a felfogás, hogy a ″párbeszédet″ dokumentumhoz kötötten folytassák. Ez az új kommunikációs csatorna teljes mértékben kiváltja a különböző méretű csatolmányok küldözgetéséből fakadó információs káoszt! (v1, v6, fin). A levelező szerverekkel ellentétben könnyedén visszakereshető minden észrevétel, hozzászólás, iránymutatás, feladat kiosztás, tehát mindennemű kommunikáció, ami ráadásul az adott/kapcsolódó/releváns dokumentumoz köthető! Ráadásul ilyen rendszerben mindig csak az utoljára módosított fájl van szem előtt és nincs zavaróan sok korábban szerkesztett változat: ″fájlrengeteg″. Egy gombnyomásra persze az összes korábban létrehozott/változtatott típus láthatóvá válik. Ez a verziókövetés.
Nem vagyok idős (még 30on innen), de nekem kötve van a kezem a mailhez. Valszeg a Gmail kellően gyors, és mindent tud. Nálam a Wave is ezért bukott meg. De látom, a nálam pár évvel fiatalabbak már nem nyúlnak automatikusan a mailhez.
@kutato: Nem azt állítom, hogy az FB chat, vagy az üzenőfal a vállalati belső kommunikáció jövője. csak azt, hogy itt egy új generáció, amelyik nem az emailen szocializálódott. Ezt is figyelembe kell venni a vállalati belső kommunikáció kialakításakor.
″Számukra az email már elviselhetetlenül lassú és bonyolult. A ″normális″ kommunikációs eszköz a Facebook, ott is a teljesen nyilvános üzenőfal, illetve a chat.″
A chat esetében az a kérdés, hogy mennyire archivált, és mennyire kereshető. Mert az email-ben ez a pláne, hogy utólag könnyen ki lehet keresni, hogy miről volt szó.
Illetve az email-ben külön beszélgetésfonalak (thread-ek) lehetnek, míg a chat-nél az egész összemosódik egy masszába, ami szintén nem segíti elő, hogy utólag könnyen utána lehessen nézni valaminek.